O Brasil está prestes a viver uma das transformações mais profundas de sua história fiscal, e as empresas que não se prepararem agora correm o sério risco de perder competitividade, margem e até viabilidade em alguns mercados. A Reforma Tributária já não é uma promessa distante. Ela está em construção e será implementada de forma escalonada, exigindo que as empresas operem com dois sistemas tributários em paralelo entre 2026 e 2032. Nesse período, será necessário adequar processos, sistemas e estratégias para lidar simultaneamente com regras antigas e novas.

Em 2026, o governo iniciará a transição com uma alíquota teste da CBS de 0,9% e do IBS de 0,1%, que passarão a conviver com PIS/Cofins, ICMS e ISS. Em 2027, PIS e Cofins serão extintos e a CBS entra em vigor de forma plena, acompanhada da introdução do Imposto Seletivo. A partir de 2028, começa a substituição gradual de ICMS e ISS pelo IBS, que será finalizada em 2032. Em 2033, o novo modelo se consolida, extinguindo os tributos anteriores, com exceção do IPI para produtos vinculados à Zona Franca de Manaus.

Durante essa transição, a carga tributária será mantida, mas as obrigações acessórias se multiplicam. Uma mesma transação poderá gerar guias distintas de recolhimento. E é justamente aqui que mora o perigo para quem ainda depende de sistemas manuais, planilhas ou soluções improvisadas.

A Reforma exigirá uma profunda revisão da infraestrutura tecnológica. Sistemas defasados não conseguirão acompanhar as novas regras de apuração, escrituração e integração em tempo real com o Fisco. Isso pode resultar em inadimplência, multas, autuações e passivos fiscais, problemas sérios que colocam em risco o próprio funcionamento da empresa.

Além disso, a não atualização dos sistemas pode levar à perda de créditos fiscais ao longo da cadeia de valor, aumentando indevidamente a carga tributária. Empresas sem automação correm ainda o risco de não conseguir se integrar a parceiros, marketplaces, fornecedores e clientes, o que impacta diretamente a operação e a reputação no mercado.

Outro alerta importante: a nova sistemática exigirá o recolhimento antecipado de tributos em operações de faturamento antes da entrega de produtos ou serviços. Isso tem impacto direto no capital de giro e exige um novo planejamento financeiro. A recente publicação da Nota Técnica RTC 02/2025 determina, por exemplo, a emissão obrigatória de NF-e com “Finalidade 6 – Nota de Débito” nesses casos, antecipando o fato gerador dos tributos. Já a NT 2025.002 v.1.20, de julho, introduziu novos eventos obrigatórios, campos e regras que os sistemas devem atender a partir de 2026.

Ainda, segundo levantamento da plataforma MIA, do Instituto de Engenharia de Gestão, mais de 60% dos Centros de Serviços Compartilhados no Brasil já têm planejamento em andamento para adaptação à Reforma Tributária. No entanto, 54% desses centros ainda não possuem orçamento destinado à implementação das mudanças. Ou seja, mesmo entre empresas mais estruturadas, ainda falta preparo efetivo, e tempo é um recurso que está se esgotando rapidamente.

A dispensa do recolhimento de IBS e CBS em 2026 será possível apenas para quem cumprir rigorosamente todas as obrigações acessórias. A apresentação correta e no prazo dos eventos digitais é uma condição essencial para usufruir desse benefício. O não cumprimento pode custar caro.

As empresas que se adaptarem antes não apenas evitarão riscos, mas também poderão otimizar sua carga tributária, automatizar processos e reduzir custos operacionais. Por outro lado, quem atrasar a transição enfrentará um cenário de desalinhamento estratégico com o mercado, perdendo espaço para concorrentes mais eficientes e conformes.

A ausência de automação e analytics ainda comprometerá a visibilidade necessária para tomar decisões estratégicas seguras em um ambiente onde dois modelos tributários coexistem. E o mais preocupante: sem tecnologia robusta, muitas empresas simplesmente não conseguirão operar com a complexidade que a Reforma trará.

O que está em jogo não é apenas compliance, é a sobrevivência. O futuro das empresas será tributado com base em dados, processos e decisões tecnológicas. Estar preparado não será mais uma vantagem competitiva, será uma condição para continuar existindo.