Aberta a temporada de entrega do Relatório Anual de Informações Sociais (Rais), uma das mais antigas e abrangentes obrigações acessórias exigidas das empresas, criada em 1975. De acordo com a Portaria nº 2.071, publicada no final de dezembro do ano passado, os empregadores devem entregar a declaração até o dia 21 de março. O prazo de envio teve início no dia 20 de janeiro. Neste ano, uma das novidades é que as empresas com 11 funcionários ou mais deverão transmitir o documento ao governo com certificado digital. A obrigatoriedade também atinge os órgãos públicos.

De acordo com Lygia Carvalho, da Moore Stephens Auditores e Consultores, o prazo de três meses para preencher e enviar os dados é razoável e os empregadores não deverão ter problemas ou dúvidas. Isso porque a Rais, apesar de antiga, é uma das poucas declarações que sofreram modificações desde que foi criada, por meio do decreto nº 76.900. Nela, os empregadores informam de forma detalhada os dados de cada trabalhador, como o salário, data de admissão, horas extras e informações sobre o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

Para o governo, essas informações são importantes. Não sem razão, a declaração é considerada como um instrumento eficaz de coleta de dados para a elaboração de estatísticas sobre o mercado de trabalho no Brasil.

Embora as empresas estejam habituadas com o preenchimento dos dados e a data de entrega, sempre anual e no mesmo período, a especialista chama a atenção para o valor da multa por atraso no envio dos dados ou a entrega de informações incorretas. Os empregadores que não entregarem o documento estarão sujeitos ao pagamento de multa no valor de R$ 425,64. E para cada bimestre em atraso, é preciso pagar mais R$ 106,40. No caso do envio de informações falsas ou incorretas, a multa tem o mesmo valor, com acréscimo de R$ 26,60 por empregado declarado de forma indevida. Pelas regras do Ministério do Trabalho e Emprego, o pagamento da multa não isenta o empregador da obrigatoriedade de prestar as informações solicitadas pelo governo.

Pelas regras atuais, o estabelecimento que possui filiais, agências, sucursais, com ou sem empregados, ou sem movimento no ano-base, deve fornecer as informações separadamente, por estabelecimento, utilizando CNPJ específico.

Dados cadastrais – Vale lembrar que a entrega é obrigatória para qualquer empresa, mesmo que não tenha tido funcionários durante 2013. Nesse caso, é preciso enviar a chamada Rais negativa, em que são fornecidos somente os dados cadastrais do estabelecimento, como o CNPJ.

Semelhante ao que ocorre com a declaração do Imposto de Renda da pessoa física, as empresas podem retificar os dados informados, gerando outra declaração.

Embora o governo não tenha divulgado ou sinalizado alterações, esta pode ser a última entrega dessa declaração pelas empresas. A possível extinção é explicada pelo e-Social, o módulo mais complexo do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) que entrará em operação neste ano. "De fato o e-Social engloba muitas informações, inclusive pessoais dos trabalhadores. Até o momento, entretanto, não sabemos se o Rais será ou não enterrada", reforça Lygia Carvalho.