Uma pesquisa realizada pela Flash, plataforma de gestão da jornada de trabalho, apontou que 48% das empresas brasileiras ainda utilizam planilhas para fazer a gestão de dados de seus colaboradores, sendo que 20% delas têm mais de mil funcionários. O estudo revela detalhes sobre os processos em que as planilhas ainda são predominantes e aponta um número considerável de organizações que não enxergam a necessidade de investir em soluções digitais.

Realizada no segundo semestre de 2024, a pesquisa ouviu 376 líderes de recursos humanos, entre eles gerentes (57%), diretores (20%), coordenadores (15%) e especialistas (8%).

Os dados indicam que, entre as empresas que utilizam planilhas para a gestão de dados de seus colaboradores, 47% são médias e grandes empresas:

• 30% das empresas têm entre 11 e 100 colaboradores;
• 27% têm entre 101 e 1.000 colaboradores;
• 23% têm entre 1 e 10 colaboradores;
• 20% têm mais de 1.000 colaboradores.

Entre os processos mais impactados pela dependência de planilhas, o estudo aponta: organograma (27%); performance (22%); data analytics (17%); folha de pagamento (17%); treinamento (16%); ponto (15%); admissão (14%); recrutamento (13%).

Desafios com a adoção de ferramentas digitais
Apesar do crescente mercado de ferramentas digitais para o RH, uma quantidade significativa de empresas ainda não adota nenhum tipo para diversas áreas do setor, nem mesmo planilhas ou uma ferramenta desenvolvida internamente. Entre essas empresas, os processos que não utilizam nenhum tipo de ferramenta são: data analytics (19%), engajamento (19%), performance (12%), organograma (12%) e treinamento (10%).

Ao serem questionadas sobre os motivos para não adotarem soluções tecnológicas, mais de 30% das empresas afirmaram não ver necessidade de contratar softwares especializados para a gestão de processos de RH. Esse dado revela uma resistência à inovação, o que pode impactar na eficiência e na modernização das empresas.

Segundo Frederico Spagnol, diretor-geral da unidade de negócio de gestão de pessoas da Flash, a realidade no Brasil é que grande parte do RH ainda nem começou uma transformação digital, e isso pode se tornar um grande problema à medida que os desafios de gestão de pessoas se tornam mais complexos.

“A tecnologia viabiliza a automatização de processos muito operacionais, o que gera uma economia de tempo, e adiciona uma camada de inteligência que fornece dados para a tomada de decisão. Enquanto o RH não contar com esses recursos em seu dia a dia – principalmente nas grandes empresas, que lidam com um grande volume de informações -, ficará sempre imerso em rotinas operacionais que consomem todo o seu tempo e não poderá se dedicar ao que realmente é mais importante”, afirma Frederico.

Para o executivo, enquanto o RH brasileiro não usar a tecnologia no seu dia a dia, principalmente em rotinas mais básicas, ele ainda estará despreparado para desafios mais estratégicos da gestão de pessoas.

“O RH, quando sobrecarregado com tarefas operacionais e burocráticas, acaba perdendo a capacidade de refletir e discutir questões mais complexas e estratégicas. Além disso, sem acesso a dados detalhados, fica difícil para a área compreender, de fato, as necessidades e o comportamento dos colaboradores”, aponta. “Esse cenário pode ser visto como um paradoxo: a falta de tecnologia limita o RH em sua conexão com aspectos humanos essenciais para o futuro do trabalho, enquanto, por outro lado, a tecnologia oferece a oportunidade de transformar esse cenário, permitindo que o RH tenha mais tempo para pensar de maneira estratégica.”